Abiballplanung 8: Einladungskarten / Eintrittskarten

Wer macht bei den Abiballkarten die Gestaltung & wo drucken lassen?

Der Fehler, den viele Schüler machen:
Die Abikarten viel zu spät gestalten, dadurch zu spät in den Druck geben und letztendlich auch viel zu spät verteilen. Eure Gäste müssen sich zeitlich auf den Abiball einstellen können und sollten so früh wie möglich darüber in Kenntnis gesetzt werden. Das heißt: Versucht Euren Gästen die Einladungskarten bzw. Eintrittskarten für Euren Abschlussball so früh wie möglich zukommen zu lassen.

Was gehört auf die Abiball-Einladungskarte?
Auf Eure Einladungskarten für den Abiball kommen unbedingt folgende Dinge drauf:

• Datum & Ort - wann findet der Abiball statt, wann ist der Einlass und Beginn der Veranstaltung und wo genau findet der Ball statt?

• Eintritt & Leistungen - als Veranstalter seid Ihr für das Wohl Eurer Gäste (ja, es sind EURE Gäste) verantwortlich. Informiert sie darüber, ob und wie hoch der Eintritt ist und was sie dafür bekommen, z.B. Essen um 20 Uhr oder ähnliches

• Name der Schule / Jahrgang & Abschlussjahr - natürlich sollte es selbstverständlich sein, dass der Name Eurer Schule oder zumindest des Jahrgangs auf den Abikarten steht, auch für später (viele heben sich die Abikarten als Erinnerung auf!)

• Abimotto - habt Ihr ein Motto für Euer Abi? Dann gehört das unbedingt mit drauf und natürlich sollte dann auch die Gestaltung bzw. das Design der Abikarten entsprechen gemacht sein

Wer gestaltet das Design der Abikarten?
Je nach Jahrgang habt Ihr entweder einen kreativen Menschen an Bord, der die Gestaltung der Abiball-Einladungskarten übernimmt, oder aber Ihr beauftragt einen Grafiker damit. Meist machen solche Dinge auch Werbeagenturen, wobei hier die Preise auch unterschiedlich sind. Im besten Fall findet Ihr einen Sponsor, der Euch die Gestaltung Eurer Abikarten kostenlos macht und dafür einen kleinen Werbetext auf die Rückseite einbindet.

Wo lassen wir die Abikarten drucken?
Bei der Druckerei in Eurer Region könnt Ihr sicher ein Sponsoring aushandeln nach dem gleichen Prinzip wie bei der Gestaltung der Abikarten. Diesen Posten könnt Ihr bei der Abiballplanung bzw. bei der Kosten-Kalkulation Eures Events meist einsparen, da sich hier sehr oft Sponsoren finden lassen. Zum Beispiel hat sich die Werbeagentur Rami Media aus Stuttgart bereits einen Namen gemacht, was das Sponsoring von Abiballkarten angeht - einfach mal anfragen, fragen kostet nichts.

Abiball-Planung - Checkliste/Übersicht bei der Ballplanung für das Abiball-Komitee

Abiball-Planung - Checkliste, Hilfe & Tipps zur Abiballplanung

Wertvolle Infos für die Planung Eures Abiballs mit Tricks von alten Hasen!

Schön, dass Du her gefunden hast. Ich bin Helen und bereits seit mehreren Jahren in der Abiball-Branche. Hier zeige ich Dir viele Infos rund um die Abiballplanung & gebe Dir viele Tipps und Tricks, damit für Dich und Dein Abiball-Komitee das Ganze etwas einfacher wird. LG Deine Helen.

• Abiball-Planung 1:
  Umfang: Wie groß darf der Abiball sein?
  Grundlegende Fragen für den Abiball: Welchen Umfang könnt Ihr Euch leisten und was sind die wichtigsten Dinge, die Ihr bei der Ballplanung berücksichtigen müsst?

• Abiball-Planung 2:
  Datum des Abiballs: Wann soll der Ball statt finden?
  Welches Datum soll für den Abiball am Besten festgelegt werden & wie organisiert Ihr das Ganze zum passenden Stichtag?

• Abiball-Planung 3:
  Abikasse füllen: Mehr Geld für den Abiball
  Jede Menge Ideen, wie zusätzliches Geld in die Abikasse kommt & wie Ihr mit einigen Tricks mehr Einnahmen machen könnt, um beim Abiball mehr Spielraum zu schaffen.

• Abiball-Planung 4:
  Abiball-Sponsoren: Geld sparen & Abiball finanzieren
  Wie man am Besten Sponsoren für den Abiball findet, welche Firmen dazu am Besten geeignet sind und eine Checkliste, wie Ihr das Ganze organisiert und auch hinbekommt.

• Abiball-Planung 5:
  Buffet, Essen, Getränke, Alkohol & Catering-Service
  Was gibt es beim Abiball zu Essen, wie wird das Ganze organisiert, gibt es überhaupt ein Buffet und wird ein Cateringdienst bestellt? Alle diese Fragen und mehr findet Du hier.

• Abiball-Planung 6:
  Abiball-Programm, Live-Musik, DJ, Highlights & mehr
  Das Abendprogramm: Der offizielle Teil des Abiballs und alles, was zum Abiballprogramm gehört - bietet Euren Gästen Interessantes & Lustiges. Ihr wollt doch sicher nicht langweilen, oder?

• Abiball-Planung 7:
  Abiball-Fotos: Vergleiche die Angebote beim Fotograf
  Viele Fotografen für den Abiball, meist sind es aber genau 3 unterschiedliche Angebote: Kostenlos mit Fotoverkauf vor Ort, Pauschale mit Fotos inklusive oder alle Fotos auf DVD. Hier findest Du einen Vergleich mit Vorteile/Nachteile und weiteren Infos.

Du hast Fragen zur Abiball-Planung?
Hast Du noch Fragen zur Organisation Deines Abiballs, die Du auf meiner Website nicht findest? Dann suche mich doch einfach auf Facebook, da kannst Du mich mit Fragen löchern - einfach auf mein Profil und mich anschreiben.
Hier gehts zu meinem Facebook-Profil: Abiball-Planung (Helen)

 

 

 

Abiball-Planung 7: Fotograf für wertvolle Abifotos & Erinnerungen

Für den Abiball gibt es keine Wiederholung und es ist ein einmaliges Event - über den Wert dieses Tages werden sich die meisten erst nach einigen Jahren bewusst, wenn Sie an die Zeit zurückdenken. Dennoch solltet Ihr hier keine Zufälle zulassen und alles haargenau planen - ein Fotograf macht den Abiball unvergesslich und hält Momente, Stimmung & Emotionen für die Ewigkeit fest.

Im richtigen Moment zu knipsen genügt meist nicht wirklich - und genau hier kommt der professionelle Fotograf ins Spiel, denn bei guten Abifotos geht es mehr als nur um die passende Kamera. Man sagt, der Fotograf schießt die Fotos, nicht die Kamera - und damit liegt man auch nicht so falsch. Wenn auch oft viele Schüler sparen möchten und selbst mit der eigenen Spiegelreflex Fotos aufnehmen möchten rate ich jedem Jahrgang dazu, einen professionellen Fotograf mit an Bord zu holen - es lohnt sich fast immer.

Das Angebot der Abiballfotografen ist mittlerweile sehr groß und dadurch gibt es auch viele Unterschiede in den Angeboten und der Qualität des Fotografs. Die meisten Angebote gleichen sich dennoch, meist ist es eine dieser 3 Variantent. Ich habe Euch mal einen Vergleich zusammen gestellt, wie die meisten Angebote der Abiball-Fotografen aussehen. Darunter findet Ihr meine persönliche Meinung und ein Fazit zum Ganzen.

1) Fotograf kommt kostenlos zum Abiball
Bei diesem Angebot geht der Fotograf auf Risiko. Ihr habt keine Kosten, die Ihr bereits im Vorab bezahlen müsst, sondern der Fotograf finanziert sich nur über den Fotoverkauf direkt vor Ort.

• VORTEILE:
• keine pauschalen Kosten im Voraus für Euch
• kein Kaufzwang: es werden nur Fotos gekauft, die Ihr wirklich haben möchtet
• der Fotograf gibt sich meist mehr Mühe, weil er weiß: Ohne Verkäufe bleibt er auf den Kosten sitzen
   
• NACHTEILE:
• bei der Buchung des Fotografs "um die Ecke" ist es leider manchmal so, dass dem Fotograf plötzlich etwas dazwischen kommt und er nicht kommen kann - dann steht Ihr total im Regen und habt keine Abifotos - letztendlich ist alles unverbindlich.
• von unerfahrenen Fotografen ohne Studio wird das auch oft angeboten, um an Aufträge zu kommen (da könnt Ihr dann nicht wirklich die ausgereifte Qualität erwarten)
• während dem Abiball müsst Ihr Zeit darin investieren, die Fotos auszuwählen und könnt so den Abend nicht voll und ganz genießen, weil Ihr mit Warten und Fotoauswahl beschäftigt seid
• je nach Fotograf sind die Fotos/Abzüge hier teurer, da der Fotograf auf Risiko gehen muss und nicht weiß, wieviel verkauft wird.
• Nachbestellungen können fast immer nur direkt beim jeweiligen Fotograf gemacht werden.

2) Traditionelles/klassisches Angebot mit Pauschale
Hier gibt es einen pauschalen Preis pro Schüler, der je nach Fotograf unterschiedlich ist, aber meist viel teurer als das DVD-Paket. Jeder Schüler muss mitmachen, d.h. die Bezahlung findet gesammelt statt. Im Preis sind bspw. 10 Foto-Abzüge inklusive. Weitere Fotos müsst Ihr selbst nachbestellen und bezahlen.

• VORTEILE:
• Jeder Schüler bekommt eine bestimmte Anzahl Foto-Abzüge der von ihm gewünschten Fotos
  
• NACHTEILE:
• Nachbestellungen können nur direkt beim Fotograf gemacht werden, die sind meist teurer als woanders
• es kann sein, dass einzelne Schüler nicht unbedingt z.B. 10 Fotos haben möchten. Diese sind dann mehr oder weniger gezwungen, entweder doppelte Fotos zu nehmen oder welche, die sie freiwillig gar nicht gekauft hätten.
• dieses Modell ist in Zeiten von Facebook, Instagram & Online-Fotobestellung mittlerweile etwas veraltet und wird immer weniger von Schülern gewünscht

3) Pauschales Angebot: Alle Fotos auf CD-ROM/DVD:
Hier gibt es einen pauschalen Preis, den alle Schüler insgesamt bezahlen, der meist zwischen 15-25 Euro pro Schüler liegt. Meist müsst Ihr den gesamten Betrag bereits wochenlang im Voraus überweisen. Jeder Schüler bekommt nach dem Ball alle Fotos auf CD/DVD.

• VORTEILE:
• Ihr spart Euch die lästige Zeit bei der Foto-Auswahl, weil ihr meist alle Fotos vom gesamten Abend bekommt und nicht sortieren bzw. separat kaufen müsst
• Ihr habt die rohen Foto-Dateien in voller Auflösung und könnt damit quasi machen, was Ihr wollt, z.B. bei Facebook/Instagram hochladen oder selbst Abzüge bestellen für wenige Cents beim Drogeriemarkt um die Ecke = Ihr seid nach dem Ball komplett unabhängig vom Fotograf
  
• NACHTEILE:
• je nach Jahrgang und Familien wünschen sich manche meist die traditionelle Version mit den Fotos, die sie "in der Hand halten" können. Gerade die Großeltern oder Eltern möchten das meist und sehen in der DVD nicht wirkliche "Fotos"
• da solltet Ihr nochmal genau nachhaken: Sind die Fotos wirklich in voller Auflösung und ohne eingebautes Logo? Wenn das Logo ganz groß mit drin ist oder die Fotos nur in Mini-Format herausgegeben werden bringt das nicht viel, weil Ihr dann Probleme haben werdet, selbst Abzüge zu bestellen (wenn sie zu klein sind reicht die Auflösung nicht)

Welches Angebot passt am Besten zu Deinem Jahrgang?
Insgesamt sind die Angebote der meisten Fotografen eigentlich gleich und unterscheiden sich kaum von meinen 3 Beispielen oben. Solltet Ihr bis jetzt noch keine Entscheidung getroffen haben gebe ich Euch einige Infos zu den verschiedenen Angeboten und stelle mal einen Vergleich auf, um Euch bei der Entscheidung etwas unterstützen zu können.

• Ich persönlich halte das DVD-Angebot für das Sinnvollste: Hier bekommt Ihr alle Fotos vom ganzen Ball, das sind meistens locker ca. 500 Fotos. Die Fotos sind in voller Auflösung und Ihr könnt damit eigentlich machen was Ihr wollt. Theoretisch könnt Ihr die Abzüge dann auch beim Drogeriemarkt oder online selbst für 60 Cent bestellen, anstatt die Abzüge beim Fotograf für 8 Euro zu kaufen. Als Hintergrundbild im Handy einrichten, in Instagram oder Facebook hochladen oder was Euch sonst so einfällt. Wir leben im digitalen Zeitalter, daher halte ich das für das Sinnvollste

• Es gibt immer wieder Klassen, bei denen nicht genug Budget für eine Pauschale drin ist. Auch hier lassen sich oft Kompromisse machen. Zum Beispiel mit dem Fotograf vereinbaren, dass Ihr das DVD-Angebot wählt, der Fotograf aber anstatt 5-6 zum Beispiel nur 2 Stunden bleibt und dafür das Ganze etwas günstiger anbietet. Den Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt und man kann meistens über alles verhandeln und sprechen.

• Das Angebot mit dem kostenlosen Service des Fotografs und dem Verkauf vor Ort eignet sich für Klassen, die wirklich kaum Budget haben. Meist ist es so, dass die Abifotos am Abend dann nicht aus der Abikasse gekauft werden, sondern die Mutti, der Vati oder die Großeltern dafür ihre Geldbörse aufhalten müssen... bedenken solltet Ihr hierbei, dass bei einem solchen Angebot eine DVD nie dabei ist, weil sich der Fotograf dadurch selbst ins Bein schießen würde und keiner bei ihm Fotos kaufen würde. Auch solltet Ihr hier auf Nummer sicher gehen, dass es nicht nur ein einzelner Fotograf ist, sondern dieser Fotograf im Notfall auch für Ersatz sorgen kann, damit Ihr nicht ohne Abifotos da steht für den Fall der Fälle (alles schon passiert, selbst miterlebt!).

• Das pauschale Angebot mit den 8-10 Fotos würde ich allein schon aus den oben genannten Gründen nicht nehmen. Ihr seid gezwungen eine bestimmte Anzahl an Abzügen zu nehmen und könnt nicht wirklich frei entscheiden, da die Menge ja bereits inklusive = bezahlt ist.

Als Tipp eignet sich z.B. das Angebot von Get-Foto (www.Fotograf-Abiball.de). Hier wird für Ersatz garantiert, da mehr als 300 Fotografen in ganz Deutschland daran beteiligt sind, das heißt: Sollte ein Fotograf unerwartet einen Autounfall haben oder sonstwie verhindert sein, kommt kurzfristig Ersatz, weil die Firma komplett abgedeckt ist und in jedem Ort mehrere Fotografen beschäftigt.

Abiball-Planung 6: Abiball-Programm, Musik, DJ & mehr

Während Ihr es bei der Abiparty bereits Wochen vor dem eigentlichen Abiball richtig krachen lassen habt, sollte der eigentliche Abiball etwas gepflegter zugehen - zumindest der offizielle Teil. Dazu gehört neben der Feier im Festsaal, dem Buffet und der feierlichen Kleidung natürlich auch ein ansprechendes Abendprogramm - Ihr wollt doch Eure Gäste schließlich nicht langweilen, oder?

Je nach Talenten und Begabungen der Schüler Eures Jahrgangs lässt sich das Abiballprogramm entsprechend anders gestalten - auf dem Foto (oben) beispielsweise ist eine Schülerin aus dem Abi-Jahrgang 2013, die besonders gut singen kann. Sie hat den Saal zum Beben gebracht mit ihrer Stimme und es war ein rührender Act. So in der Art könnt Ihr Euer Programm auch gestalten.

Natürlich finden sich nicht überall solche Gesangstalente - der offizielle wesentliche Teil des Abiprogramms besteht meist aus Dingen, die speziell die Klasse, den Jahrgang und die Lehrer betreffen. Beispielsweise lustige Anekdoten über Lehrer und Schüler, Foto-Collagen die auf der Leinwand präsentiert werden oder aber im Idealfall sogar ein Abi-Video.

Ein Jahrgang aus der Abschlussklasse im Jahr 2012 bei dem ich selbst dabei war hat beispielsweise ein Video gedreht mit einer spannenden Geschichte und viele lustige Gags mit eingebaut - solche Dinge könnt Ihr auch machen. Die erfordern natürlich ein gewisses Verständnis für die Technik beim Dreh und Schnitt eines Videos.

Auch die Schul-Band kann Live-Musik spielen, die Tanz-AG bestimmte Tänze ausführen, die zum Motto des Abiballs passen und viel mehr - insgesamt sollte sich der Großteil des Balls nach dem jeweiligen Motto richten.

Je nach Ball könnt Ihr auch einen DJ organisieren, der den ganzen Abend über Musik auflegt - das ist alles natürlich eine Frage des Budgets und des Geschmacks. Solche Dinge solltet Ihr so früh wie möglich planen, um am Stichtag entspannt in den Abiball zu starten und den Abend voll & ganz genießen zu können.

Abiball-Planung 5: Buffet, Essen, Getränke & Alkohol

Nachdem Ihr nun das gesamte Abiball-Budget hochgerechnet habt, Euch um den Abi-Festsaal gekümmert und auch einige Abiball-Sponsoren kontaktiert habt gehen wir zu den leckeren Dingen über: das Essen, das Trinken & der Alkohol beim Abiball, der natürlich nicht fehlen darf :-)


Was gibts zum Essen beim Abiball?
Zunächst solltet Ihr die Frage geklärt haben, ob Ihr einen externen Catering-Dienstleister beansprucht oder nicht - die Alternative hierzu wäre, das Essen selbst zuzubereiten und ist mit sehr viel Arbeit verbunden. Daher empfehle ich jedem Abiball unbedingt, auf einen Catering-Dienstleister zuzugreifen, das kostet zwar einiges aber macht den gesamten Abend viel schöner.

In diesem Fall solltet Ihr vom Abiball-Komitee zunächst mal Eure Fühler ausstrecken und nachsehen, was es überhaupt für Dienstleister in Eurer Nähe gibt. Ein hervorragendes Tool ist zum Beispiel die Website www.GET-ABI.de, wo Ihr ein Verzeichnis aller Catering-Dienste in ganz Deutschland findet und so ganz schnell die guten Anbieter aus Eurem Ort herausklicken und kontaktieren könnt.

Anbei einige Tipps von einem alten Hasen der Abiball-Planung:

• Holt Euch unbedingt mehrere unverbindliche Angebote von Catering-Diensten in Eurer Nähe, die Euren Vorstellungen entsprechen.

• Klärt unbedingt vorab alle Details ab, Uhrzeiten, Portionen, Geschirr, eventuelle Zusatzkosten uvm. (Tipp: Lasst Euch ein Komplettangebot geben mit allen Kosten, wo keine zusätzlichen Kosten mehr drauf kommen)

• Nachdem Ihr dies getan habt und Euch 2-4 Angebote herausgepickt habt solltet Ihr nun bestenfalls im Abiballkomitee eine kleine Umfrage machen und intern besprechen, welchen dieser Dienste Ihr auswählt. Ganz stressfreie Schüler machen es so, dass sie den gesamten Jahrgang nach der Meinung fragen - fairer, aber sehr viel zeitaufwändiger.

Auch in Sachen Getränke beim Abiball solltet Ihr Euch schlau machen:
Ist es vielleicht günstiger, die Getränke separat zu machen über einen Getränke-Lieferdienst. Oder aber z.B. die Getränke vor Ort selbst zu verkaufen an einem Stand, um Kosten zu sparen? In diesem Fall müsste am Verkauf jemand stehen der sich den ganzen Abend darum kümmert.... prüft die Angebote, der Idealfall ist, dass der Catering auch das Ganze rund um die Getränke abwickelt und vllt. auch vor Ort verkauft.

Abiball-Planung 4: Abiball-Sponsoren finden - Geld sparen & Abiball finanzieren

Im Beitrag "Abikasse füllen - mehr Geld für die Abikasse" habe ich Euch mehrere Ideen & Tipps mit auf den Weg gegeben, wie man zusätzlich zum Grundbetrag pro Schüler mehr Geld für die Abikasse verdienen kann mit wenig Aufwand und viel Spaß. Hier zeige ich Euch, wie es geht, Sponsoren für den abiball zu finden, die das Ganze mitfinanzieren und Euch verschiedene Dinge kostenlos zur Verfügung stellen.

Wie kommt das Geld zusammen für den Abiball?

Nachdem zunächst jeder Schüler seinen Grundbetrag in die Abikasse gelegt hat und nun alles in einen Topf geworfen wurde habt Ihr eine bestimmte Summe zusammen, die das Basis-Budget Eures Abiballs darstellt. Viele Möglichkeiten, um die Summer zu erhöhen, findet Ihr in meinem anderen Beitrag mit den Ideen und Tricks. Es gibt aber auch noch die Möglichkeit, Sponsoren mit an Bord zu bringen.

• Was sind Abiball-Sponsoren?
  Ein Sponsoring besteht in der Regel daraus, dass der Sponsor Euch entweder finanziell unterstützt (d.h. Ihr Geld von diesem Sponsor erhaltet) oder aber mit Warenleistungen und Diensten, die unterschiedlich ausfallen können je nach Sponsor. Beispiel wäre z.B. eine Druckerei, die Euch Eure Abikarten und Plakate kostenlos druckt. Im Gegenzug erhält der Sponsor Werbung - in diesem Fall würde auf den Abikarten und Plakaten der Sponsor seine Werbung mit drauf drucken (z.B. auf der Rückseite) - so bringt es beiden Parteien etwas und alle sind glücklich :-)

Als Sponsor kommen allerdings nicht nur regionale Firmen in Frage, die gleich ums Eck oder im selben Ort sind, sondern auch bundesweit tätige Firmen die Ihren Standort nicht unbedingt bei Euch haben müssen, da sie z.B. per Internet tätig sind & somit auch bundesweit werben können.

Soweit, so gut - in der Theorie ist das Ganze recht einfach, aber wie bringt man nun Sponsoren mit ins Spiel?

Ganz wichtig ist hierbei, dass Ihr Euch noch vor der Kontaktaufnahme mit dem möglichen Sponsor darüber im Klaren seid, was Ihr eigentlich möchtet bzw. benötigt. Um Euch das Ganze etwas einfacher zu gestalten habe ich hier mal den Ablauf etwas näher geschildert, damit Ihr eine Styp-By-Step-Anleitung habt:

• Schritt 1: Legt das Ziel intern fest!
  Wenn Ihr nicht wisst, was Ihr vom möglichen Abiball-Sponsor haben möchtet, könnt Ihr es auch nicht bekommen. Logisch, oder? Legt fest, was Ihr eigentlich vom möglichen Sponsor haben möchtet, auf Grundlage dieser Ziele arbeitet Ihr Euch weiter. Mögliche Ziele habe ich Euch unten in diesem Beitrag aufgezeigt.

• Schritt 2: Papierkram vorbereiten
  Euer möglicher Abi-Sponsor möchte wissen, was er bekommt: Was könnt Ihr ihm bieten? Wichtig sind z.B. die Anzahl der Gäste beim Abiball, wo der Abiball statt findet, wo/wie seine Werbung platziert wird und weitere Infos. Macht das Ganze etwas professioneller, Ihr möchtet schließlich Eindruck hinterlassen und das Sponsoring bekommen - oder?

• Schritt 3: KontaktaufnahmeJe nach Firma ist es manchmal evtl. vorteilhafter, direkt vorbeizuschauen. Dabei muss nicht zwingend das ganze Abikomitee mitgehen, das würde eher abschrecken. 1-2 Personen genügen. Ist es ein geschäft oder eine Bank um die Ecke, könnt Ihr direkt vorbeischauen und ggf. einen Termin vereinbaren. Bei größeren Firmen solltet Ihr sie anschreiben oder mal vorher anrufen - das müsst Ihr je nach Sponsor zielorientiert entscheiden.

• Schritt 4: SponsoringvertragAuch wenn es sich nicht um das Sponsoring der deutschen Nationalmannschaft handelt sondern um einen Abiball: Es ist ein Sponsoring und Euer Sponsor möchte eine gewisse Garantie haben, ihr schließlich auch. Sollte der Sponsor nicht bereits einen solchen Vertrag parat haben, solltet Ihr ihn dabei haben - damit werdet Ihr sicher Eindruck machen und wirkt viel professioneller. Im Abiball-Sponsoringvertrag steht alles, was Ihr und Euer Sponsor benötigt - wer liefert was, wer bekommt was, was muss wer dafür tun. Einen solchen Vertrag könnt Ihr z.B. bei www.get-abi.de kostenlos herunterladen und selbst anpassen, wie Ihr ihn haben möchtet.

So - nun habt Ihr den Ablauf auch etwas genauer im Blick. Aber wer könnten diese möglichen Sponsoren sein? Ich habe Euch hier eine Liste zusammen gestellt, welche Firmen für welches Sponsoring in Frage kommen könnten:

• Abiball-Einladungskarten, Eintrittskarten, Werbebanner, Plakate, Preislisten u.ä.
  Alles was mit der Gestaltung und dem Druck zu tun hat sollte eine Druckerei oder Werbeagentur abwickeln. Ein solches Sponsoring ist für Euch bares Geld, da der Druck von all dem sehr viel kosten würde. Dies ist eigentlich eines der gängigsten und leichtesten Sponsorings für Euren Abiball - bereitet Euch trotzdem richtig drauf vor, damit alles reibungslos läuft. Der Anbieter muss nicht vor Ort sein, da es mittlerweile viele Onlinedruckereien & bundesweit tätige Firmen gibt. Ein Sponsor für Abiballkarten wäre z.B. die Werbeagentur "Rami Media", die bereits sehr viele Abibälle gesponsert hat (einfach googeln).

• Bargeld / Finanzierung von Festsaal/Abisaal, Catering & Co
  Ein direktes Sponsoring vom Verantwortlichen eines Festsaals oder eines Cateringdienstes zu erhalten ist schwierig bis unmöglich. Hier lässt sich aber trotzdem Abhilfe schaffen, denn Ihr habt sehr viel Werbefläche. Zum Beispiel im Festsaal einen riesigen Banner an die Wand hängen, Flyers auf den Tischen auslegen oder ähnliches? Passende Sponsoren hierfür sind z.B. die Bank in Eurem Ort, ein Versicherungsbüro in der Nähe, ein Supermarkt, Fitnesstudio oder ähnliches. Was es in Eurem Ort so gibt wisst Ihr sicher besser ;-)

Weitere Ideen und Sponsoren liste ich Euch separat auf, da dies sonst den Beitrag hier sprengen würde. Aber es gibt hier noch sehr viele Ideen und Möglichkeiten, die ich Euch in jedem Fall zeigen werde - bleibt dran und lest kräftig mit.

Abiball-Planung - Teil 3: Abikasse füllen - mehr Geld für den Abiball!

Nachdem Ihr den Grundrahmen für den Abiball festgelegt habt, das genaue Datum für den Ball und den Rahmen entschieden habt & somit eine ungefähre Vorstellung für den Umfang machen konntet geht es nun darum, die Abikasse aufzufüllen. Wie kommt also mehr Geld in die Abikasse?

Die Abikasse ist ja nun bereits mit einigen Tausend Euros gefüllt: Jeder Schüler hat einen Grundbetrag bezahlt, je nach Abiball zwischen 50-100 EUR kommt also schon mal eine dicke Summe zusammen. Beispiel: Bei 80 Schülern je 60 Euro pro Schüler ergibt 4800,- Euro, die Ihr in die Abiballplanung investieren könnt.

Es gibt zusätzlich hierzu noch eine Menge Ideen, wie man die Abikasse füllen und dadurch mehr Möglichkeiten bei der Planung des Abiballs mit mehr finanziellem Spielraum hat. Natürlich ist nicht alles für jedermann etwas, aber ich zähle Euch mal einige Möglichkeiten auf - ob Ihr es letztlich macht oder nicht hängt meist von Eurem Jahrgang ab., da mitunter auch sehr kreative und ausgefallene Vorschläge dabei sind. Es gibt Jahrgänge, die offen die Dinge anpacken und sich auch vieles zutrauen, dann gibt es wieder Klassen, die eher zurückhaltender sind.

Welche dieser Ideen Ihr annehmt sei Euch selbst überlassen. Bei einigen Ideen für mehr Geld in der Abikasse müsst Ihr auch ordentlich anpacken und viel Zeit investieren - hier zählt dann auch der Zusammenhalt in der Gruppe und die Aufteilung in Teams, damit jeder gleichwertig seinen Teil dazu beiträgt und nicht die ganze Arbeit an wenigen Verantwortlichen hängen bleibt (sonst macht das Ganze auch keinen Spaß!).

Anbei einige Ideen und Tipps um mehr Geld für die Abikasse zu sammeln:

• Imbiss & Getränke auf dem Schulhof
  Würstchen, Pausenbrot, Kuchen & süße Stücke - auf dem Pausenhof könnt Ihr Geschäfte machen, indem Ihr einen kleinen Pausenverkauf anbietet. Das solltet Ihr natürlich mit dem Bäcker bzw. Hausmeister abstimmen, sofern es hier einen Kiosk an Eurer Schule gibt und auch mit der Schulleitung. In den meisten Fällen sind sie aber damit einverstanden. So könnt Ihr einige Wochen lang oder an bestimmten Tagen Brezeln, Brötchen, Kuchen und Getränke verkaufen - dadurch kommt auch ein ordentliche Betrag zustande, wenn Ihr es richtig anpackt.

• Abiparty veranstalten (oder mehrere!)
  Warum veranstaltet Ihr nicht eine Abiparty? Das bringt Euch einige Zusatz-Groschen für die Abikasse mit ein & wenn Ihr das Ganze richtig anpackt kommen ordentliche Einnahmen zustande. Habt Ihr jemanden in Eurem Jahrgang mit Erfahrung in diesem Bereich oder kennt einer jemanden, der DJ in einem Club ist oder gar Clubbesitzer? Dann habt Ihr schon mal Eure erste Anlaufstelle. Alternativ eignen sich auch Hallen oder ähnliches hierzu. Achtet auf rechtliche Vorgaben, um keinen Ärger zu bekommen. Ihr könnt auch lange vor dem eigentlichen Ball mehrere Abipartys veranstalten, dadurch kommt so einiges zusammen, was Ihr dann in den Abiball investieren könnt.

• Werbung auf den Abiball-Karten
  Für Euren Abiball werdet Ihr sowieso Abiball-Karten bzw. Einladungskarten oder Eintrittskarten gestalten und drucken müssen. Habt Ihr schon daran gedacht, dass die Rückseite eine super Werbefläche ist, die Ihr verkaufen könnt? Falls nicht, dann solltet Ihr das jetzt tun. Es wird hier meist sehr einfach, einen Sponsor zu finden, der die Werbefläche kauft und dafür auf der Rückseite der Abikarte seine Werbung hat. Entweder regionale Dienstleister, Banken, Firmen, Geschäfte, oder aber direkt die Druckerei, bei der Ihr die Karten druckt. Auch im Internet finden sich viele solcher Angebote, z.B. die Werbeagentur "Rami Media" ist dafür bekannt, regelmäßig an solchen Aktionen mitzuwirken oder aber die Abiballfotografen von Get-Foto. Diese Aktion wird Euch entweder zusätzliche Einnahmen bringen oder aber zumindest die Kosten für die Abiballkarten (meist ca. 200,- EUR) einsparen, was unterm Strich das Gleiche ist.

• GNTM - Gymnasium´s next Topmodel
  Fotografiert Eure 12 hübschesten Mädels & Jungs und macht daraus einen Kalender für das folgende Jahr, den Ihr verkauft. Alternativ geht das auch mit anderen Motiven wie z.B. besondere Fotos von Ausflügen, Schullandheim, Jahrgang, besondere Kurse, Lehrern oder ähnliches. Drucken könnt Ihr das Ganze bei sehr vielen Online-Druckereien und vermarkten auch außerhalb der Schule, z.B. über Facebook.

• Guten Zweck mit Abiball verbinden - geht!
  Blut spenden rettet Leben - und bringt Euch zusätzlich viel Geld in die Abikasse mit ein. Bis zu 30 Euro bringt es pro Schüler, wenn Ihr Blut spendet. Das sammelt sich ganz schön ordentlich: Bei 80 Schülern kommen so 2400 Euro zusammen - und gleichzeitig tut Ihr damit auch was sehr Sinnvolles & Gutes.

• Vorausschauend lohnt sich!
  Legt das für den Abiball gesammelte Geld doch rechtzeitig auf ein Tagesgeldkonto? Das kostet meist nichts, bringt Euch aber gute Zinsen & so vermehrt sich das Geld aus der Abikasse täglich.

• Abi-Film drehen & Sponsoren einbringen
  Dreht doch einen Abi-Film? Vielleicht etwas Witziges, etwas Spannendes, einen kleinen Thriller? Den Ideen sind keine Grenzen gesetzt und je nachdem, inwieweit Ihr kreative Klassenkameraden oder Technikbegeisterte mit an Bord habt, kommt meist etwas sehr Gutes dabei raus. Hier kann man am Anfang vom Film, am Ende oder während des Filmes Werbung einbinden, z.B. von einer regionalen Bank, Versicherung oder einem anderen Geschäft in Eurer Nähe.Das birngt locker mehrere Hundert Euros und sehr viel Spaß, garantiert!

Das waren soweit einige Ideen für den Anfang. Während des Schreibens habe ich aber gemerkt, dass die Liste noch lange nicht vorbei ist und es noch sehr sehr viel mehr Möglichkeiten gibt, die ich Euch alle aufzeigen werde - allerdings dann in einem separaten Beitrag, da ich meine Liste zur abiball-Planung step by step für Euch präsentieren möchte.

Wer weitere Tipps zum Füllen der Abikasse und Geld verdienen für den Abiball haben möchte liest dann einfach meinen zusätzlichen Beitrag, den ich Euch schreiben werde.

Abiball-Planung - Teil 1: Wie groß darf der Abiball sein?

Abiball-Planung Teil 1: Wie groß darf der Abiball überhaupt sein und welchen Rahmen haben wir? Kurzum: Wieviel Geld und Mittel stehen uns überhaupt zur Verfügung, um den Abiball zu planen?

Das ist eigentlich die erste Frage, die Du Dir stellen musst: Innerhalb welchen Rahmens darf das Ganze eigentlich statt finden? Abgesehen von der Setzung des Termins ist auch der Umfang selbst wichtig, über den Ihr Euch bereits von Beginn an zumindest grob im Klaren sein müsst.

Umso mehr Schüler Ihr seid, desto besser kann man das Ganze meist organisieren. Es macht natürlich einen riesigen Unterschied ob von Beginn an nur 50 Schüler Geld in die Abikasse werfen oder 120 Schüler - da hat man mehr Spielraum, etwas größeres zu arrangieren.

Gedanken machen solltet Ihr Euch unbedingt um folgende Dinge:

• Grundbetrag für den Abiball pro Schüler
  Wieviele Schüler legen welchen Betrag bereits zu Beginn an in den Topf? Eine Möglichkeit wäre z.B. dass jeder Schüler einen Grundbetrag von 50,- EUR in die Abikasse einzahlt. Bei 80 Schülern wären das bereits insgesamt 4000,- EUR, die schon drin sind und Euch erste Maßstäbe darüber geben, wie der Umfang für das Ganze sein wird. Umso mehr jeder Schüler in die Abikasse legt, desto größer und luxuriöser kann man natürlich planen.

• Wie kommt mehr Geld in die Abikasse?
  Zusätzlich zum Grundbetrag, den jeder Schüler von Beginn an in die Abikasse legt, kommen noch viele verschiedene Möglichkeiten, mit denen die Abikasse gefüllt werden kann. Darauf gehe ich in einem separaten Beitrag ein, weil das Ganze schon etwas umfangreicher ist. Allerdings gibt es auch hier mehrere Tricks, um die Abikasse etwas größer zu machen und damit auch den Spielraum zur Abiballplanung umfangreicher zu gestalten.

• Was sind die wesentlichen Ausgaben für den Abiball?
  Die größten Ausgaben werden meist die Buchung der Abihalle bzw. der Festhalle für den Abiball sein und das Buffet bzw. die Verpflegung der Gäste. Je nach Budget und Größe Eurer Abikasse gibt es hier die Möglichkeit, z.B. den Abiball in der schuleigenen Sporthalle zu feiern, was die Kosten stark reduziert. Nicht in jeder Schule gibt es eine passende Halle und nicht jeder Schüler wünscht sich das, daher sollte das intern abgestimmt werden je nach den gegebenen Möglichkeiten. 

• Verpflegung der Gäste: Buffet, Getränke & Alkoholisches
  Es gibt z.B. mehrere Bälle, in denen das Ganze gesplittet wurde: Eine Gruppe, die am Buffet teilnehmen möchte, eine andere die es nicht möchte. In diesem Fall wäre das Essen vor dem Beginn des eigentlichen Balls, die nicht-teilnehmenden Schüler/Gäste erscheinen dann einfach 1-2 Stunden später. Nicht die glücklichste Lösung, aber je nach Fall wahrscheinlich die Sinnvollste. Im Idealfall sollte das Buffet aber während des Balls statt finden. Augen auf bei der Wahl des passenden Catering-Dienstes - auch beim Getränkeservice könnt Ihr sehr viel sparen, wenn Ihr Euch nach passenden Angeboten umschaut. Je nach Dienstleister ist hier manchmal auch ein Sponsoring drin. Wie das mit dem Abiball-Sponsoring funktioniert verrate ich Euch in einem meiner nächsten Beiträge - hier könnt Ihr auch sehr viel sparen :-)

Tipp: Auch interessant sind folgende Beiträge:
Datum des Abiballs: Wann soll der Abiball statt finden?

Abiball-Planung Teil 2: Datum des Abiballs - wann soll der Ball stattfinden?

Nachdem die Größe und Umfang des Balls geklärt wurde ist nun eine andere essentielle Fragen zu klären: Wann soll der Abiball statt finden und auf welches Datum soll das Ganze gelegt werden?

Diese Frage sollte mit allen Schülern abgestimmt werden. Hierbei solltet Ihr unbedingt berücksichtigen, dass es in den Wochenenden im Juni und Juli heiß hergeht, soll heißen: In den Wochenenden im Juni und Juli finden sehr viele - wenn nicht sogar alle - Abibälle statt.

Sollte es Euch also möglich sein, das Datum des Abiballs außerhalb dieser Wochenenden zu legen habt Ihr viele Vorteile, denn da sind die meisten Dienstleister die Ihr benötigt nicht so ausgebucht und Ihr könnt es bei der Planung und Organisation etwas entspannter angehen.

Leider wird es oft so sein, dass die meisten Schüler nur an den Wochenenden können und auch die Gäste Eures Abiballs - also die Eltern, Verwandten und Freunde sowie auch die Lehrer - nur an den Wochenenden Zeit haben, den Abiball zu besuchen und daran teilzunehmen.

Tipp 1: Stimmt das Datum des Abiballs mit allen Schülern ab, die es wiederum mit den Eltern und weiteren Beteriligten abstimmen können, um Euch dann intern auf ein Datum festzulegen, für das Ihr alles weitere arrangiert.

Tipp 2: Legt bereits vorab (bevor Ihr alle weiteren Schüler informiert) intern einige Daten fest, aus denen die Schüler auswählen können - das macht es viel einfacher und so kann jeder Schüler das von Ihm gewünschte Datum auswählen. Das Datum, welches die meiste Zustimmung erhält, wird dann als Datum für den Abiball gewählt. Es könnte dann in etwa so aussehen:

An welchem Datum soll der Abiball statt finden?
(Bitte ankreuzen)

• Freitag, 26. Juni 2015
• Samstag, 27 Juni 2015
• Freitag, 3. Juli 2015
• Samstag, 4. Juli 2015
• Freitag, 10. Juli 2015
• Samstag, 11. Juli 2015

Nachdem Ihr vom Abiball-Komitee alle Daten von den Schülern zurück erhalten habt, könnt Ihr intern abstimmen und je nach dem entscheiden, welches Datum von den meisten Schülern gewählt wurde.

Abiball-Planung: Wie plane ich den perfekten Abiball?

Hallo liebe Leute,

ich bin Helen und hatte vor einigen Jahren selbst meinen Abiball, den größtenteils ich mit meinem Abiball-Komitee bestehend aus einigen nichtsnutzigen Klassenkameraden (die hier mitlesen, ich spaße nur, "hi" :-) geplant habe :-)

Nun bin ich seit mehreren Jahren selbst in der Branche und beschäftige mich eigentlich den ganzen Tag mit nichts anderem als die Planung von Abibällen und ähnlichen Events - deswegen habe ich diesen Blog gestartet, in dem ich Euch viele Tipps und Infos zur Planung Eures Abiballs mit auf den Weg geben möchte.

Ich freu mich natürlich jederzeit über Feedback von Euch. Ihr findet mich übrigens auch auf Facebook, wo Ihr mir Fragen in den Bauch löchern könnt. Die Adresse verrate ich in einem meiner nächsten Beiträge, weil ich erst noch eine Nacht drüber schlafen möchte ob ich mich hier wirklich outen soll ;-)

Bis bald & Bussi, Eure Helen :*