Das ist eigentlich die erste Frage, die Du Dir stellen musst: Innerhalb welchen Rahmens darf das Ganze eigentlich statt finden? Abgesehen von der Setzung des Termins ist auch der Umfang selbst wichtig, über den Ihr Euch bereits von Beginn an zumindest grob im Klaren sein müsst.
Umso mehr Schüler Ihr seid, desto besser kann man das Ganze meist organisieren. Es macht natürlich einen riesigen Unterschied ob von Beginn an nur 50 Schüler Geld in die Abikasse werfen oder 120 Schüler - da hat man mehr Spielraum, etwas größeres zu arrangieren.
Gedanken machen solltet Ihr Euch unbedingt um folgende Dinge:
- Grundbetrag für den Abiball pro Schüler
Wieviele Schüler legen welchen Betrag bereits zu Beginn an in den Topf? Eine Möglichkeit wäre z.B. dass jeder Schüler einen Grundbetrag von 50,- EUR in die Abikasse einzahlt. Bei 80 Schülern wären das bereits insgesamt 4000,- EUR, die schon drin sind und Euch erste Maßstäbe darüber geben, wie der Umfang für das Ganze sein wird. Umso mehr jeder Schüler in die Abikasse legt, desto größer und luxuriöser kann man natürlich planen.
- Wie kommt mehr Geld in die Abikasse?
Zusätzlich zum Grundbetrag, den jeder Schüler von Beginn an in die Abikasse legt, kommen noch viele verschiedene Möglichkeiten, mit denen die Abikasse gefüllt werden kann. Darauf gehe ich in einem separaten Beitrag ein, weil das Ganze schon etwas umfangreicher ist. Allerdings gibt es auch hier mehrere Tricks, um die Abikasse etwas größer zu machen und damit auch den Spielraum zur Abiballplanung umfangreicher zu gestalten.
- Was sind die wesentlichen Ausgaben für den Abiball?
Die größten Ausgaben werden meist die Buchung der Abihalle bzw. der Festhalle für den Abiball sein und das Buffet bzw. die Verpflegung der Gäste. Je nach Budget und Größe Eurer Abikasse gibt es hier die Möglichkeit, z.B. den Abiball in der schuleigenen Sporthalle zu feiern, was die Kosten stark reduziert. Nicht in jeder Schule gibt es eine passende Halle und nicht jeder Schüler wünscht sich das, daher sollte das intern abgestimmt werden je nach den gegebenen Möglichkeiten.
- Verpflegung der Gäste: Buffet, Getränke & Alkoholisches
Es gibt z.B. mehrere Bälle, in denen das Ganze gesplittet wurde: Eine Gruppe, die am Buffet teilnehmen möchte, eine andere die es nicht möchte. In diesem Fall wäre das Essen vor dem Beginn des eigentlichen Balls, die nicht-teilnehmenden Schüler/Gäste erscheinen dann einfach 1-2 Stunden später. Nicht die glücklichste Lösung, aber je nach Fall wahrscheinlich die Sinnvollste. Im Idealfall sollte das Buffet aber während des Balls statt finden. Augen auf bei der Wahl des passenden Catering-Dienstes - auch beim Getränkeservice könnt Ihr sehr viel sparen, wenn Ihr Euch nach passenden Angeboten umschaut. Je nach Dienstleister ist hier manchmal auch ein Sponsoring drin. Wie das mit dem Abiball-Sponsoring funktioniert verrate ich Euch in einem meiner nächsten Beiträge - hier könnt Ihr auch sehr viel sparen :-)
Tipp: Auch interessant sind folgende Beiträge:
Datum des Abiballs: Wann soll der Abiball statt finden?
